O sucesso de um evento é medido por meio da satisfação dos seus participantes e a forma mais eficaz de obter informações a respeito da gestão de eventos é perguntando ao público. O feedback é importante para que os organizadores identifiquem eventuais falhas e as evitem em eventos futuros.

Quer saber como obter essas informações a respeito do seu evento? Veja algumas técnicas que são utilizadas.

Técnicas de gestão de eventos para obter feedback

1. Questionário durante o evento

Essa é a técnica menos indicada, mas ainda é utilizada em alguns eventos. Consiste em um momento em que os participantes são convidados a preencher formulários com as opiniões a respeito do evento.

Geralmente, é realizado durante um intervalo ou coffee break ou ainda ao final do evento. Os participantes demoram, em média, de 15 a 30 minutos nessa atividade e não é o ideal parar o evento para essa finalidade.

Hoje em dia, existem soluções tecnológicas que permitem técnicas mais eficientes e interativas de coletar essas informações.

2. Monitoramento das redes sociais

Criar uma hashtag exclusiva para o seu evento e estimular os participantes a utilizarem nas redes sociais permite que você possa acompanhar em tempo real a aceitação e a emoção do participante, tendo assim um feedback mais genuíno.

3. Aplicativos de feedback

Existem inúmeros aplicativos de organização de eventos que o participante pode baixar na hora e ir compartilhando em tempo real suas impressões a respeito do evento — alguns inclusive permitem o compartilhamento de fotos.

Outros aplicativos têm a opção de deixar o participante livre durante o evento, mas enviam posteriormente notificações de push assim que a pesquisa estiver disponível, aumentando assim o número de respostas recebidas.

4. E-mail marketing

Organizadores de eventos costumam utilizar a estratégia de e-mail marketing no pré-evento e isso pode ser bastante útil para obter feedback dos participantes. Mas é preciso ter uma boa estratégia para estimular os destinatários a responderem.

A primeira coisa a se fazer no pós-evento é enviar aos participantes um e-mail de agradecimento e, se alguma falha já foi identificada pela organização, peça desculpas antecipadamente e demonstre que isso não se repetirá.

Após alguns dias, podem ser enviados materiais a respeito do evento, sejam eles e-books, resumos dos assuntos discutidos ou fotos. Após esses passos, será mais fácil o participante se dispor a responder um questionário com as suas impressões do evento.

Itens que devem constar no questionário de avaliação do evento

O questionário deve começar com uma avaliação geral do evento e depois com perguntas específicas de cada item como buffet, organização, limpeza, segurança, entretenimento e o que mais for pertinente. A avaliação pode ser feita com números, de 1 a 5, ou conceitos, como péssimo, ruim, regular, bom e ótimo, por exemplo.

É importante também ter questões abertas em que o participante possa dar suas sugestões e fazer suas críticas. Além disso, podem ser incluídas perguntas como “Você indicaria nosso evento?” e “Você está interessado em participar das próximas edições?”.

Após reunir todas as informações, você terá condições de gerar relatórios nos quais será possível avaliar todos os pontos positivos e negativos. Essas informações são de grande valia para a gestão de eventos, pois, a partir disso, poderão ser produzidos eventos cada vez melhores.

E você? Tem alguma dica, sugestão ou experiência em feedback de eventos? Compartilhe conosco deixando seu comentário.